5+ inspiroivaa vinkkiä vastuulliseen kokoukseen

Kokouspaikan valinnalla voit vaikuttaa oman työnantajasi kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamiseen. Asiakas- ja sidosryhmätilaisuudet ovat konkreettinen tapa yrityksen arvojen ja tekojen näkyväksi tekemiseen. Lue yhteistyökumppanimme Visit Lahden inspiroivat vinkit vastuulliseen kokoukseen!

Artikkeli on tuotettu kaupallisessa yhteistyössä Visit Lahden kanssa.

Monesti vastuullisuustavoitteet esitetään suurina kattotason, melkeinpä taivaita tavoittelevina tekoina, joihin kokousjärjestäjällä on hyvin pieniä mahdollisuuksia vaikuttaa. Yksi kokouspäivä voi koostua yllättävän pitkästä ketjusta palveluja ja vastuullisuustekijöiden huomioiminen niissä kaikissa on usein laajan tiedonetsinnän takana. Monesti palveluntarjoajan toiminta on jo hyvin vastuullista, mutta toimija ei ole vain osannut kertoa teoistaan. Kokousjärjestäjän on siis usein osattava esittää oikeat kysymykset varmistuakseen laadusta.

Visit Lahti koosti tämän vinkkilistan, josta toivomme olevan apua kokousjärjestäjälle kaiken tiedon ja tavoitteiden keskellä. Visit Lahti on tehnyt töitä vastuullisen matkailun eteen jo pitkään, julkaisemalla esimerkiksi vastuullisen kokouksen oppaan alkuvuodesta 2022. Opas rakennettiin yhteistyössä Rambollin asiantuntijoiden ja Lahden seudun kokous- ja yritystapahtumayrittäjien kanssa. Tähän artikkeliin koottiin aihetta helposti lähestyttäviksi kokonaisuuksiksi, jotka poimimme juuri tuosta oppaastamme. Keskitymme artikkelissamme vastuullisuuden yhteen osa-alueeseen, ympäristöarvoihin, jotka ovat Euroopan ympäristöpääkaupunki Lahdelle erityinen sydämenasia.

01 Perille julkisilla tai kävellen

Hyödynnä kokouspaikan keskeistä sijaintia suunnittelemalla kokousvieraiden kulkuyhteydet mahdollisimman hiilineutraaleiksi. Liikenteen solmukohdassa Lahdessa tämä onnistuu mainiosti.

Hyödynnä mahdollisuuksien mukaan myös kävelyä siirryttäessä kokouspaikalle. Keskustan kokoushotellit ovat tässä mainio vaihtoehto. Lahdessa niistä on kävelymatka iltarientoihin sekä isompiin kokoustaloihin, kuten Sibeliustalolle, Messukeskukseen ja Malskille.

Vinkki! Kun kokousvieraasi saapuvat ympäri Suomea, suosittele saapumaan kokouspaikkakunnalle julkisilla kulkuvälineillä ja järjestä charter-bussi vastaan Matkakeskuksesta kokouspaikalle. Helpottaaksesi kokousvieraan päätöksentekoa, katso muutama juna- tai bussiaikataulu valmiiksi alkaen-hintoineen. Voit vaikka verrata vielä matka-aikojakin – usein junalla hurauttaa paikalle paljon nopeammin kuin autolla.

02 Tilaa palvelut ennakkoon

Kun varaat palvelut ennakkoon, palveluntarjoajalla on mahdollisuus palvella kokousvieraitasi parhaalla mahdollisella tavalla. Kertomalla etukäteen lisätarpeistanne vaikkapa kokoustekniikan osalta, henkilökunta on voinut valmistella tilan valmiiksi, eikä tärkeää kokousaikaa kulu jatkojohtojen tai laitteiden etsintään.

Ruokatuotteiden etukäteisvarauksella on tärkeä rooli ruokahävikin torjunnassa. Vaikka varaus- ja peruutusehtojen mukainen henkilömäärän viimeinen vahvistuspäivä olisi jo ohitettu, ole herkästi yhteydessä palveluntarjoajaan ja kerro muutoksista. Saattaa olla, että raaka-ainetilausta voidaankin vielä muuttaa. Ole herkästi yhteydessä ravintolahenkilökuntaan myös päivän aikana ja kerro muutoksista. Keittiöllä saattaa olla mahdollisuus reagoida henkilömäärän muutoksiin lyhyelläkin varoitusajalla. Ja vaikka kokouslounas olisi omakustanteinen, kerää siitäkin ennakkoilmoittautumiset – autat ravintolaa mitoittamaan annosvolyymiin kohdalleen.

Vinkki! Ehdota ravintolalle, että sinun kokousvieraillesi saa tarjota lounaalla päivän annoksen. Kunhan erikoisruokavaliot ja tilaisuutenne tyyli on huomioitu, eikö olekin ihan sama, löytyykö lautaseltanne päivän kalaa vaiko kuukausi sitten ennalta valitsemasi annos?

03 Hanavesi kokouspöytään

Suomessa juodaan aivan ensiluokkaista hanavettä, joka lyö laudalta pullovedet mennen tullen. Varmista palveluntarjoajalta, että tarjotaanhan sinunkin vieraillesi tätä eliksiiriä. Ja tietysti laseista, ei kertakäyttömukeista.

Kansainvälisille kokousvieraille kannattaa viestiä hanavedestämme jo ennakkoon muun Suomi-infon yhteydessä.

Tiesitkö? Lahdessa juodaan ainutlaatuisen Salpausselän suodattamaa puhdasta pohjavettä, joka on upea raaka-aine paikalliselle juomateollisuudelle, joihin kuuluvat mm. Hartwall, Malskilla toimiva hävikkioluistaan tunnettu pienpanimo Ant Brew sekä maailmalla palkintoja pokanneet Ainoa Winery ja Teerenpeli Brewery & Distillery. Nämä kaikki sopiva mainiosti myös kokouspäivän oheisohjelmiksi vierailukeskuksineen.

04 Kasvista ja sesonkia pöytään

Valitse rohkeasti kasvisruoka kokouspäivän tarjoilujen kantavaksi teemaksi. Tiedät varmasti kokemuksesta, että kaikkia ei voi miellyttää, valitsit sitten mitä tahansa tarjolle.

Menuvalinnan tueksi löytyy varmasti kohta työnantajasi vastuullisuusohjelmasta. Jos ei, ehdota, että se lisätään sinne. Tässä auttaa esimerkiksi Sitoumus2050-ohjelma, jolla vauhditetaan kestävää kehitystä ja YK:n Agenda 2030 -tavoitteita. Tutustu Visit Lahden sitoumukseen.

Vinkki! Ota tilausta tehdessäsi ”taikasanaksi” ruokavuosikalenteri ja pyydä rakentamaan menu sen pohjalta. Kun menun punaisena lankana ovat sesongin laadukkaat raaka-aineet, siitä on helppo viestiä myös intohimoisille lihansyöjille. Tuoreena poimittu kasvis maistuu upealta kenen tahansa suussa. Epäilijöille on helppo muistuttaa, että tämä kaalinpää kypsyi pellolla tällä viikolla ja sitä syödään siksi juuri nyt. 😊

05 Hybridistä hyötyä

Vaikka kasvotusten tapaaminen onkin mahtavaa ja toivottavaa, kannattaa hybridi-mallista pitää hyvät käytännöt muistissa. Key note speakeria ei välttämättä kannata lennättää toiselta puolelta maailmaa, eikä kollegoita toiselta puolelta Suomea muutaman tunnin palaverin vuoksi. Hyödynnä siis edelleen videoneuvotteluja ja muita digitaalisia toteutuksia osana kokousta silloin kun se on järkevää.

Vinkki! Etäpalaverin ei tarvitse olla rakeista videokuvaa. Hybridin avulla kokousbudjetista saattaa säästyä isoja summia, jos osa esiintyjistä ja vieraista saapuvat paikalle virtuaalisesti. Osallistujakokemus kohoaa etävieraillakin korkealle, kun ulkoistat striimauksen ammattilaisille. Luottokumppanin kanssa voit suunnitella ja tuottaa myös laadukkaita ennakkomateriaaleja, kuten inserttejä, väliaikavideoita ja muuta liikkuvaa kuvaa, joka luo tunnelmaa sekä etä- että lähiosallistujille.

Haluatko lukea lisää?

Linkkivinkkejä, kuinka toteutat vastuullisen ja paikallisiin makuelämyksiin panostavan kokouksen Lahden seudulla:
Vastuullinen kokous Lahden seudulla
Makuelämyksiä ryhmille
Lahden seudun oma satokausikalenteri

Teksti ja kuvat: Visit Lahden tiimi

Verkkolehti Skillan yhteistyöartikkeleissa esitetyt näkemykset ovat kirjoittajan/yhteistyökumppanin omia eivätkä välttämättä edusta Skilla ry:n kantaa.