Teksti: Erica Ollikainen
Julkaistu 6.5.2024
Hakemuskirje tai motivaatiokirje on keino tuoda esille lisää sinusta CV:n ja muiden hakutietojen ohessa. Millainen työntekijä sinusta saadaan? Millainen työkaveri sinä olisit? Hakemuskirjeessä voit tuoda esille enemmän persoonallisuuttasi, esimerkkejä ja konkreettisia tarinoita sinusta, kun taas CV keskittyy usein siihen millaista osaamista sinulla jo on.
Usein puhutaan myös siitä, että CV katsoo menneeseen ja hakemuskirje tulevaan eli siihen, mitä sinä toisit mukanasi, jos päätyisimme sinut palkkaamaan. Siksi kannattaakin panostaa siihen, että pyrkii hakemuskirjeessä tuomaan esille jotain uutta eikä vain referoimaan samaa tietoa, joka CV:ssä jo on. Rekrytoija aloittaa yleensä hakudokumenttien katsomisen CV:stä, joten hän tietää jo kaiken, mitä siellä on kerrottu. Siksi hakemuskirjeessä ei ole enää tarpeen lähteä kertomaan, mitä olet aiemmissa työtehtävissäsi tehnyt. Voi hyvin olla, että erinomaisessa hakemuskirjeessä ei mainita sanallakaan aiemmasta työkokemuksesta, vaan painopiste on enemmänkin sinussa työntekijänä ja vahvuuksissasi. Useimmiten kuitenkin mainitaan jotain myös työkokemuksesta, mutta näkökulma on enemmänkin siinä, että aiempi osaaminen toimii esimerkkinä, kun perustelet sopivuuttasi tehtävään.
Hakemuksen rakenne
Hakemuksen rakenne on joustavampi kuin CV:n rakenne. Pääpiirteittäin hakemus etenee kuitenkin siten, että alkuun tulee kiinnostuksen herättävä aloitus. Sitten olisi hyvä olla muutama kappale itse asiaa eli, miksi sinut tulisi valita ja toisaalta, miksi tehtävä sinua kiinnostaa. Hakemuskirje päättyy joko tiivistelmään sinusta tai vaihtoehtoisesti voit päättää hakemuskirjeen esimerkiksi siihen, että kerrot mielellään lisää itsestäsi haastattelun merkeissä. Hakemuskirjeen ideaalimitta on noin yksi sivu ja tässä olisi hyvä pysyä. CV:ssä voi tarpeen mukaan ylittää pituuden, mutta hakemuskirjeen osalta halutaan nähdä sinun kykyä tiivistää ja kertoa olennainen lyhyessä muodossa. Hakemuskirjettä voikin ajatella eräänlaisena ensimmäisenä työtehtävänä yritykseen eli sen avulla voit näyttää omaa argumentaatiotasi, miksi juuri sinä olet oikea valinta tehtävään.
Aloitus
Aika moni aloittaa hakemuksen lauseella: ”Olen 30-vuotias rekrytoinnin asiantuntija/sosiaalipsykologian opiskelija ja näin ilmoituksen Duunitorin sivustolla.” Tässä aloitustavassa ei varsinaisesti ole mitään vikaa onhan sitä internetin monissa vinkeissä kerrottukin esimerkkinä. Mutta mikäli haluat erottautua massasta, kannattaa aloitukseen miettiä jotakin muuta. Yksi vaihtoehto mielenkiintoiseen aloitukseen on aloittaa kysymyksellä:
”Haluaisitteko joukkoonne kokeneen hallinnon assistentin, jonka organisointitaidot ovat maailmanluokkaa ja joka tuo tiimiin kuin tiimiin iloa ja valoa?”
”Kaipaisiko tiiminne innokasta ja kehityshenkistä assistenttia, joka nauttii useista samanaikaisista projekteista ja mahdollisuudesta ylittää sisäisten asiakkaiden odotukset?”
Toinen hyvä vaihtoehto on kääntää kulma sinusta haettuun yritykseen eli kertoa siitä, mikä haetussa tehtävässä sinua kiinnosti.
”Työskentely talouden assistenttina yrityksessänne X tarjoaisi minulle mahdollisuuden yhdistää kaksi intohimoani – numerot ja ihmiset.”
”Yritys X voisi mahdollistaa samanaikaisesti kehittymisen HR-tehtävissä ja toisaalta antaisi erinomaiset puitteet työn ja vapaa-ajan yhdistämiselle joustavan työkulttuurinne vuoksi.”
Aloituksessa voi toimia hyvin myös jonkin oman saavutuksen tai saamasi palautteen esiin nostaminen.
”Erica on taitava multitaskaaja, joka pystyy luovimaan samanaikaisten projektien viidakossa ja pääsemään kiireenkin keskellä parhaisiin tuloksiin.”
”Teille olisi nyt tarjolla kehitystyön moniosaaja, joka on päässyt nykyisessä työssä tehostamaan palaverikäytäntöjä ja luonut matkavarauksiin kokonaan uuden aikaa säästävän prosessin.”
Uskalla myös heittäytyä ja tuoda persoonaa esille esimerkiksi kertomalla uusi tai random fakta itsestäsi tai käyttämällä huumoria tehokeinona. Itselleni on jäänyt mieleen hakemus, joka aloitettiin yhdistämällä työtehtävä, henkilö ja some-kampanja, jonka olimme aiemmin tehneet. Tässä oli mukana sopivassa suhteessa huumoria, persoonaa ja tutustumista haettuun yritykseen. Ei se helpoin rasti, mutta varma keino erottautua.
Räätälöi aina haettuun tehtävään
Hakemuskirje tulisi aina räätälöidä haettuun tehtävään ja se onkin se tärkein tehtävä menestystä ajatellen. Räätälöinti lähtee liikkeelle aina siitä, että tutustut työnantajaan ja tehtävään. Mitä tässä vaaditaan ja toisaalta, millaiselle työnantajalle päätyisit töihin. Työssä kannattaa kahlata työpaikkailmoituksen lisäksi esimerkiksi työnantajan verkkosivut ja sosiaalinen media läpi. Eikä haittaa ole, jos juttelet jonkun jo töissä olevan kanssa. Jos siis ilmoituksessa puhutaan kauttaaltaan asiakaspalvelusta ja asiakkaiden kohtaamisesta, on tärkeää, että tuot myös hakemuskirjeessäsi esille sen, että sinä olet asiakaspalvelun moniosaaja.
”Aiempi työkokemukseni HR-assistenttina on tarjonnut erinomaiset valmiudet asiakaspalvelutyöhön. Olen saanut hyvää palautetta siitä, että minulla on aina aikaa kohdata erilaiset ihmiset ja löytää ratkaisut heidän tilanteisiinsa oli kyseessä sitten kyselyt pitämättömistä lomapäivistä tai halu järjestää tiimille virkistyspäivä.”
Tutustu myös työnantajaan, sen arvoihin, ihmisiin ja mikä heillä työskentelyssä on tyypillistä. Leimaako kulttuuria esimerkiksi joustavuus ja panostaminen yksilöiden hyvinvointiin vai keskitytäänkö siellä enemmän kehittymiseen ja monipuolisten urapolkujen rakentamiseen? Tässä on hyvä hetki myös tunnistaa se, onko tämä tehtävä ja työnantaja juuri sinua varten.
”Minulle on tärkeää työskennellä työnantajalla, joka panostaa työntekijöidensä hyvinvointiin. Kiinnostukseni herättikin mainintanne esimerkiksi joustavasta työskentelymallista, sukupuolineutraalista vanhempainvapaasta sekä laajoista coaching-mahdollisuuksista hyvinvoinnin ja uralla etenemisen tueksi.”
Motivaatio punaisena lankana
Useimmiten hakemuksissa ihmiset osaavat melko hyvin perustella sitä, miksi he olisivat hyvä valinta tai millainen työntekijä heistä saadaan. Sen sijaan liian usein hakemuskirjeistä puuttuu kokonaan se, miksi he ovat hakeneet tehtävään tai mikä heitä siinä ja työnantajassa kiinnostaa. Työnantaja haluaa nähdä myös sitä, mitä työntekijä saisi, jos tulisi heille töihin ja mikä on motivaatio haettua tehtävää ajatellen. Hyvässä hakemuksessa motivaatio toimiikin eräänlaisena punaisena lankana eli siihen palataan joka kappaleessa sekä yhdistetään omaa osaamista ja motivaatiota yhteen. Omaa motivaatiotaan voi lähteä tutkimaan esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
- Miksi olen hakenut tähän tehtävään ja mikä minua kyseisessä tehtävässä tai työnantajassa kiinnostaa?
- Millaisia tavoitteita minulla on seuraavaa työpaikkaa ajatellen? Entä seuraavaa viittä vuotta ajatellen?
- Mistä unelmoin ja millaiset askeleet voisivat auttaa matkallani unelman saavuttamiseksi?
- Millainen olisi minun unelmieni työpaikka ja miten hyvin kyseinen yritys istuu tähän kuvaan?
Miten vakuuttaa työnantaja osaamisellaan
Tässä tärkeää on lähteä liikkeelle siitä, että tutustuu haettuun tehtävään, sen vaatimuksiin sekä työnantajaan. Mitä tässä tehtävässä pitäisi osata, jotta siinä menestyy? Mitä työnantaja toivoo ja miten hyvin sinä osut tähän kuvaan? Kun osaat vastata näihin kysymyksiin, on sinun helpompi poimia omasta osaamisestasi ja toimintatavoistasi perusteluita sopivuudellesi. On myös hyvä huomioida, että ei lähde hakemuskirjeessä vain listaamaan sanoja peräkkäin, vaan käyttää mieluummin esimerkkejä perustelemaan vaikkapa sitä, että sinulla on hyvät vuorovaikutustaidot tai olet tottunut toimimaan muuttuvassa ympäristössä. Vertaapa vaikka näitä esimerkkejä keskenään:
”Olisin erinomainen valinta assistentiksi, sillä tulen toimeen erilaisten ihmisten kanssa ja olen tottunut siihen, että päivät ovat erilaisia ja muutoksia tulee.”
”Tässä työssä vahvuutenani on ehdottomasti vuorovaikutustaidot, sillä olen aiemmassa työssäni työskennellyt samanaikaisesti eri sidosryhmien kanssa pyrkien ottamaan huomioon sekä heidän vaatimuksensa että työn tavoitteet. Toisaalta eri sidosryhmien kanssa työskentely on opettanut myös siihen, että päivän aikatauluihin tulee muutoksia, kun esimerkiksi uudelle asiakkaalle tulee tehdä tarjous vielä saman päivän aikana ja samanaikaisesti toinen asiakas on saanut väärän laskun, mikä tulee korjata.”
Persoona peliin
CV:ssä mennään hyvin pitkälti tietyn kaavan mukaisesti ja halutaan kuulla juuri ne tietyt asiat esimerkiksi henkilön osaamisesta. Sen sijaan hakemuskirjeelle ei ole mitään rajoituksia ja siksi sinulla on erinomainen mahdollisuus heittäytyä ja kertoa itsestäsi persoonana enemmänkin. On hyvä muistaa, että rekrytoijia on erilaisia ja siksi myös hakemuskirjeissä hyvinkin erilaiset tyylit voivat toimia. Työnantajat etsivät kuitenkin aina ensisijaisesti työkaveria, jolloin sinut halutaan tuntea myös ihmisenä. Yksi tapa persoonallisempaan tyyliin voi olla käytetty kieli. Tykkäätkö kirjoittaa vapaamuotoisemmin, humoristisemmin vai onko tyylisi hyvinkin virallinen ja organisoitu? Toisaalta voit miettiä myös sitä, mitä kertoisit itsestäsi ystävällesi tai tulevalle kollegalle sen kaiken aiemman osaamisen ja kokemuksen ohella. Haluatko tuoda esimerkiksi esille sen, että olet se tyyppi, joka järjestää after workeja ja tuo leivoksia toimistolle? Vai oletko enemmänkin se tyyppi tiimissä, jolta ihmiset tulevat kysymään apua, kun on kyse tietotekniikasta tai oikeaoppisesta tavasta tehdä asioita?
Persoonaa ja erottuvuutta voi hakea myös visuaalisemmalla hakemuskirjeen pohjalla. Esimerkiksi Canvan kautta on mahdollista yhdistää CV:n ja hakemuskirjeen visuaalinen ilme yhtenäisemmäksi. Tämä ei ole kuitenkaan pakollinen osa, sillä tärkeintä on aina se sisältö ja erottautuminen ensisijaisesti sen kautta. Viimeiseksi persoonaa voi tuoda esille myös esimerkkien avulla. Niiden ei tarvitse aina olla vain suoraan työhön liitännäisiä tai tehokkuuteen keskittyviä, vaan niissä voi heittäytyä ja kertoa jotain yllättävää. Miten tällaiset vaihtoehdot toimivat sinulle:
”Organisointitaitoni ovat ylivertaiset, sillä työmenestyksen ohella ystäväni jonottavat minun seurakseni matkoille. Onhan palvelu näillä yhteisillä matkoilla luksusmatkatoimistojen tasoa, kun minä olen matkanjohtajana ja jokainen yksityiskohta otettu huomioon suunnittelussa.”
”Minulle uuden oppiminen ja itseni kehittyminen ovat tärkeitä arvoja. Jopa niin tärkeitä, että panostan tähän vapaa-ajallanikin. Viimeisen vuoden aikana olen muun muassa opetellut japanin kielen alkeita, tutustunut koodaamiseen Pythonilla sekä käynyt savityökurssilla nauttien joka hetkestä.”
Hakemuskirje mahdollistaa siis oman osaamisen, motivaation ja persoonan esittelemisen hyvinkin vapaalla ja sinun näköiselläsi tavalla. Suosittelen kehittelemään jonkinlaisen rungon hakemuskirjeelle, mitä voit sitten hyödyntää muissakin tehtävissä räätälöimällä kuitenkin aina haettuun tehtävään. Pyydä tässäkin ystäviltäsi apua, miltä hakemuskirje vaikuttaa ja oletko jotakin unohtanut. Muista myös, että yhtä oikeaa mallia ei ole, vaan persoonallisuus voi olla jopa plussaa.
